Nhiều người hay bỏ qua Apple Mail để cài Gmail hay Outlook vì nghĩ ứng dụng mặc định này hơi đơn điệu. Thực ra, nếu biết cách tận dụng mấy tính năng "ngầm", bạn sẽ thấy nó hỗ trợ công việc rất nhanh và tiện, nhất là khi dùng trong hệ sinh thái của Apple.
Dưới đây là 10 cách mình thường dùng để làm chủ hộp thư của mình nhé.
Tối ưu lại giao diện cho dễ nhìn
1. Tắt chế độ tự phân loại (Categories): Apple Mail đôi khi hay tự nhét email vào các tab như Giao dịch hay Quảng cáo, làm mình dễ bị sót thư quan trọng. Kinh nghiệm của mình là cứ tắt tính năng này đi để quay về danh sách truyền thống, mình tự kiểm soát mọi thứ đổ về sẽ yên tâm hơn.
2. Chỉnh lại thao tác vuốt (Swipe Actions): Sáng ra mà ngồi bấm từng cái mail để xóa thì rất mất thời gian. Bạn có thể vào cài đặt để chỉnh lại: ví dụ vuốt trái là "Gắn cờ" để lát xử lý, vuốt phải là "Lưu trữ" cho xong việc. Cứ thế gạt tay vài cái là hộp thư gọn gàng ngay.
Tập trung vào những thứ quan trọng
3. Tận dụng chế độ VIP: Thay vì để thông báo hiện lên liên tục, bạn hãy thêm sếp hoặc khách hàng quan trọng vào danh sách VIP. Sau đó, chỉnh thông báo chỉ kêu "ting ting" khi có thư từ những người này thôi. Như vậy điện thoại sẽ bớt ồn ào hơn hẳn.
4. Dùng "Nhắc tôi sau" và "Ẩn thông báo": Có những nhóm chat email dài dằng dặc mà bạn không cần lên tiếng, hãy chọn "Ẩn thông báo" (Mute) cho đỡ phiền nhé. Còn nếu thấy cái email nào hay nhưng đang bận, bạn cứ chọn "Nhắc tôi sau" (Remind me) vào lúc tối để đọc khi đã rảnh rang.
Tại sao Apple Mail lại khác biệt?
Thực ra, trong khi các hãng khác cố gắng đọc nội dung để gợi ý cho bạn, thì Apple lại tập trung vào sự riêng tư và quyền kiểm soát của người dùng. Có thể vài tính năng hơi ẩn một chút, nhưng khi đã quen thì dùng rất "đã".
Tránh những sai sót không đáng có
5. Hoàn tác gửi (Undo Send) - 30 giây để sửa sai: Lỡ tay bấm gửi mà quên đính kèm file hay viết sai tên sếp thì đúng là ngại. Bạn hãy vào Cài đặt Mail, chỉnh "Độ trễ hoàn tác gửi" lên 30 giây. Từ giờ, sau khi bấm gửi, bạn sẽ có nửa phút để nhấn "Hoàn tác" và sửa lại nội dung.
6. Ẩn địa chỉ email (Hide My Email): Nếu dùng iCloud+, mỗi khi cần tải tài liệu trên mạng mà sợ bị lộ email thật dẫn đến rác hộp thư, bạn hãy dùng tính năng này. Nó sẽ tạo một email ảo để đăng ký, thư rác cứ thế đổ vào đó còn email chính của bạn vẫn sạch sẽ.
7. Tự động lọc thư bằng Quy tắc (Rules): Nếu bạn mệt mỏi với đống mail mời chào tiền ảo hay rác, hãy vào iCloud Mail tạo một "Quy tắc". Cứ thư nào chứa từ khóa "Bitcoin" hay gì đó tương tự là cho bay thẳng vào thùng rác, không cần phải nhìn thấy chúng lần nào nữa.
Tăng tốc độ xử lý cho người dùng chuyên sâu
8. Hộp thư thông minh (Smart Mailboxes) trên Mac: Cái này rất hay cho ai làm dự án. Bạn có thể tạo bộ lọc kiểu: "Gom tất cả email từ khách hàng A có file đính kèm trong tuần này". Apple Mail sẽ tự nhặt chúng vào một chỗ cho bạn theo dõi mà không cần di chuyển email gốc đi đâu cả.
9. Phân loại bằng màu cờ (Flags): Thay vì chỉ dùng một màu đỏ, bạn nên quy định màu sắc cho dễ quản lý. Ví dụ: màu đỏ là việc gấp, màu vàng là cần kiểm tra lại, màu xanh cho dự án riêng. Khi nhìn vào danh sách cờ, bạn sẽ biết mình cần ưu tiên việc gì trước.
10. Dùng phím tắt cho nhanh: Nếu dùng Mac hay iPad có bàn phím, bạn nên tập dùng mấy phím tắt này cho quen tay:
Cmd + NTạo thư mớiCmd + RPhản hồi nhanhShift + Cmd + JCho vào thùng rác
Apple Mail thực ra rất mạnh nếu bạn chịu khó cài đặt một chút theo ý mình. Trong mấy cái trên, bạn thấy cái nào hữu dụng nhất?
Chưa có bình luận nào